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Debitorenbuchhaltung
Debitorenbuchhaltung erfolgreich einrichten

Debitorenbuchhaltung in der einfachen Buchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung gehört in die doppelte Buchhaltung. Alle nötigen Buchungen dafür richten sich demnach nach den Grundsätzen der doppelten Buchhaltung. Dennoch kann die Debitorenbuchhaltung auch für Freiberufler und kleinere Gewerbetreibende, die eine einfache Buchhaltung machen, sinnvoll sein. Die Debitorenbuchhaltung bietet sich an, wenn die Zeiträume zwischen Rechnungslegung und Zahlung sehr lang sind, wenn z. B. ein Weiterbildungskurs gegeben wird und die einzelnen Teilnehmer zu unterschiedlichen Zeitpunkten zahlen oder wenn Kunden in Raten zahlen.

Sehen wir uns zunächst das Grundprinzip der Debitorenbuchhaltung an.

In der Buchhaltung gibt es so etwas, wie zwei Linien. Die eine Linie ist die Debitorenlinie, die andere die Kreditorenlinie. Da es dabei sehr oft Verwechslungen gibt, hier ein schematischer Überblick. Debitorenbuchhaltung Wer eine Ausgangsrechnung an einen Kunden stellt, hat demnach Forderungen bis zur Bezahlung. Wer eine unbezahlte Eingangsrechnung hat, hat einen Kredit – offene Verbindlichkeiten. In der Buchhaltung sprechen wir daher auch von offenen Posten, was heißt, die Rechnung ist noch offen. In der doppelten Buchhaltung wird sowohl die Ausgangsrechnung als auch die Bezahlung gebucht. Mit der Bezahlung ist der offene Posten ausgeglichen. Die angelegten Stammdaten des Kunden bleiben mit einem gesonderten Nummernkreis erhalten. Wie bei jedem anderen Konto kann auch die Kontenbewegung bei jedem einzelnen Kunden nachvollzogen werden.

Debitorenbuchhaltung

 

 

Die einfache Buchhaltung sieht hingegen nur die Verbuchung der Zahlung vor. Damit fehlt dem PC-Programm die Ausgangsrechnung, der offene Posten, der mit der Zahlung ausgeglichen wird. Sollen in der einfachen Buchhaltung die Zahlungen der Kunden überwacht werden, so muss auch hier die Debitorenbuchhaltung eingerichtet werden.

 

Dazu gehört: Anlegen des Kunden in der Kundendatei, Verbuchung der Ausgangsrechnung, Verbuchung des Zahlungseingangs und damit Auflösung des offenen Postens. Dies bringt folgendes Problem mit sich. Wie wir im Bild 2 sehen, erfolgt in der doppelten Buchhaltung die Verbuchung der Erlöse und die Umsatzsteuer mit der Ausgangsrechnung. In der einfachen Buchhaltung sollen der Erlös und die Umsatzsteuer jedoch erst mit Bezahlung durch den Kunden zu steuerrelevanten Einnahmen führen. Dies kann nur durch eine geschickte Umbuchung erreicht werden.

 

Werte aus der einfachen Buchhaltung & Posten in der EÜR

Die Werte aus der einfachen Buchhaltung bilden die Basis für die Einnahmeüberschussrechnung.

Doch wie werden die Ergebnisse der einfachen Buchhaltung in die EÜR übertragen?

Die folgende Tabelle stellt eine Art Inhaltsverzeichnis der Betriebseinnahmen und -ausgaben dar, wie sie Freiberufler und kleine Gewerbetreibende kennen.

 

Seite 1 – Betriebseinnahmen in der einfachen Buchhaltung

 

Zeile  
9 10 Betriebseinnahmen als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer (nach § 19 Abs. 1 UStG): Hier werden die Umsatzerlöse von Kleinstunternehmen aus der einfachen Buchhaltung eingetragen. Ein Kleinstunternehmer ist auf Grund der Höhe der Einnahmen (Erlöse) und unter Zustimmung des zuständigen Finanzamtes von der Steuer befreit. Für Kleinunternehmer sind Nettoumsätze = Bruttoumsätze, da auf die erbrachten Leistungen keine MwSt berechnet wurde. …davon nicht steuerbare Umsätze sowie Umsätze nach § 19 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 und 2 UStG Der angegebene § verweist weiter auf den § 4 USTG. Dieser ist sehr umfangreich und beinhaltet eine Aufzählung, welche Leistungen von der MwSt nicht betroffen sind (nicht steuerbar). Z. B. Lottogewinne, Zinsen, Gewährung von Krediten .Umsätze nach § 4 USTG
12

Umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahmen: In der einfachen Buchhaltung sind dies die umsatzsteuerpflichtigen Umsatzerlöse aus Waren- oder Produktverkäufen, wowie die Provisionserlöse. Umsatzerlöse sind die Erlöse aus dem Verkauf und der Vermietung/Verpachtung von Erzeugnissen,Waren und Dienstleistungen. Dabei müssen diese Erzeugnisse, Waren und Dienstleistungen aus der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit stammen. Das bedeutet, sie müssen dem eigentlichen Zweck des Unternehmens entspringen. Wenn z. B. ein Klempnerbetrieb die unternehmenseigene Lagerhalle vermietet, dann gehören die Klempnerleistungen zur gewöhnlichen Geschäftstätigkeit, die Vermietung der Lagerhalle nicht. Wurden vom Kunden Skonti oder Rabatte in Anspruch genommen, so sind diese von den Umsatzerlösen abzuziehen. Als Umsatzerlöse sind in die Steuererklärung demnach nur die tatsächlich gezahlten Geldbeträge anzugeben. Einzutragen sind die Nettoumsatzerlöse auf die MwSt berechnet wird. Anzugeben sind auch sonstigen betrieblichen Erträgen, etwa der Verkauf nicht mehr benötigter Einrichtungsgegenstände oder Autos aus dem betrieblichen Fuhrpark. Gleichfalls gehört der Eigenverbrauch von Waren, Erzeugnissen und Dienstleistungen zu den sonstigen betrieblichen Erträgen. Damit wird die Entnahme von betrieblichen Ergebnissen wie Erlöse behandelt. Dazu gehören z.B die Werte aus der einfachen Buchhaltung von:

Erträgen aus Anlageabgängen,Erträgen aus dem Verkauf von Wertpapieren,

Erträgen aus Mieten, Pachten, Patente, Lizenzen,

Erträgen aus Sozialeinrichtungen, wie z.B. betriebseigene Kantinen,

Eigenverbrauch,

Schadenersatzleistungen.

13 Umsatzsteuerfreie, nicht umsatzsteuerbare Betriebseinnahmen sowie Betriebseinnahmen, für die der Leistungsempfänger die MwSt nach § 13b USTG schuldet: Die Angaben beziehen sich auf den gleichen gesetzlichen Hintergrund, wie die Angaben aus Zeile 10 (für Kleinstunternehmer). Die Eintragungen hier setzen jedoch voraus, dass der Inhaber kein Kleinstunternehmer ist und somit am Umsatzsteuerverfahren teilnimmt, sowie Umsatzerlöse, die von Gesetz aus umsatzsteuerfrei sind – nach § 5 ESTG. Dazu gehören u. a. Einnahmen von Ärzten, Hebammen, Trainern, Therapeuten. Weiterhin sind hier die Umsatzerlöse einzutragen, deren Steuer der Kunde zahlt. Das kommt z. B. bei Verkäufen ins Ausland vor, sofern dieser unternehmerisch tätig ist.
14 Vereinnahmte Umsatzsteuer sowie USt auf unentgeltliche Wertabgaben: In der einfachen Buchhaltung werden mit den Erlösen auch die vereinnahmten Umsatzsteuerbeträge gebucht. Diese sind in der EÜR gesondert ausgewiesen. Gleichfalls ist hier die USt auf unentgeltlich entnommene Waren, Erzeugnissen, Dienstleistungen und Nutzung von Gegenständen für private Zwecke (für sich und seine Familie) einzutragen. Plausibilitätsüberprüfung: Wird auf den Betrag aus Zeile 12 die Mehrwertsteuer berechnet, so muss der berechnete Betrag mit dem aus der Zeile 14 übereinstimmen.
15 Vom Finanzamt erstattete und ggf. verrechnete Umsatzsteuer: Wurde während des im Zuge der Umsatzsteuervorauszahlungen Geld durch das Finanzamt an das Unternehmenskonto ausgezahlt, so handelt es sich um erstatte Forderungen. Dieser Betrag ist hier einzutragen. Demnach sind auch Zahlungseingänge vom Finanzamt in der einfachen Buchhaltung zu verbuchen.
16 Veräußerung oder Entnahme von Anlagevermögen: Hier sind Erlöse anzugeben, die aus dem Verkauf von Wirtschaftsgüter des Unternehmens stammen. Häufig kommt dies im Zuge eines Neukaufs eines Pkw vor. Der alte Pkw wird vom Autohaus angekauft. Damit handelt es sich um einen Erlös. Gleiches gilt, wenn der Unternehmer für sich oder seine Familie Wirtschaftsgüter aus dem betrieblichen Vermögen entnimmt und in das Privateigentum übernimmt. Zumindest ist hier der Buchwert anzugeben.
17 Private Kfz-Nutzung: Sofern der betriebliche Fuhrpark für private Fahrten genutzt wird (entsprechend Fahrtenbuch oder 1% Regelung), ist der private Nutzungsanteil wie ein Erlös zu behandeln.
18 Sonstige Sach-, Nutzungs- und Leistungsentnahmen: Anzugeben sind die privaten Nutzungsanteile: Warenentnahme aus dem Geschäft, private Auslandstelefonate vom betrieblichen Telefon, erbrachte Bauleistungen von Mitarbeitern am Privathaus, Selbstkosten bei der Durchführung von Dienstleistungen.

einfachen Buchhaltung

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Seite 1 – Betriebsausgaben in der einfachen Buchhaltung

 

21 Betriebsausgabenpauschale für bestimmte Berufsgruppen und/oder Freibetrag nach § 3 Nr. 26, 26a und/oder 26b ESTG: Bestimmte Berufsgruppen dürfen anstelle einer genauen Auflistung der Ausgaben eine Pauschale ansetzen. Dazu zählen:Tagespflegepersonen, Übungsleiter, Schriftsteller, Journalisten, Künstler, Trainer, Prüfer und Wissenschaftler. Die Pauschalen bzw. Freibeträge sind geregelt im § 3 Nr. 26 ESTG
23 Waren, Rohstoffe und Hilfsstoffe einschl. der Nebenkosten: In diesem Posten sind alle Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe auszuweisen, unabhängig davon, in welchem Bereich sie angefallen sind. Darüber hinaus sind die Aufwendungen für bezogene Waren, die ohne Be- oder Verarbeitung weiter veräußert werden, hier auszuweisen. Unter Nebenkosten werden Vertriebskosten, also Zusatzkosten die durch den Verkauf zusätzlich entstehen, verstanden. Dazu gehören: Transportkosten, Verkaufsprovisionen, Zölle, Porto u.ä.
24 Bezogene Fremdleistungen:
Unter diesem Posten im Formular fallen sämtliche Aufwendungen für Leistungen Dritter, sofern sie dem Materialaufwand (aus Z. 23) zugeordnet werden können. Das können sein: Forschungs- und Entwicklungsleistungen, ausgelagerte Verwaltungsarbeiten, Fremdreparaturen (wenn der Materialaufwand überwiegt), Marktanalysen, Zuarbeiten, Kosten für freie Mitarbeiter u. ä.

 

Seite 2 – Betriebliche Ausgaben in der einfachen Buchhaltung

 

25 Ausgaben für eigenes Personal (z. B. Gehälter, Löhne und Versicherungsbeiträge): Hier sind alle Löhne und Gehälter für Arbeiter und Angestellte aufzuführen. Dabei ist vom Bruttobetrag auszugehen, d. h. vor Abzug der Steuern und SV-Beiträge. In diesen Posten sind auch alle sonstigen Aufwendungen mit Lohn- und Gehaltscharakter einzutragen, z. B. Sachleistungen an den Arbeitnehmer, Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Gratifikationen, Prämien, Bedienungsgeld, vermögenswirksame Leistungen oder Ausbildungsbeihilfen. Nicht dazu gehören Personalaufwendungen, die keine Lohn- oder Gehaltsbestandteile sind: Aufwendungen bei Personaleinstellung, Fort- und Weiterbildungskosten des Arbeitnehmers, Belegschaftstreffen. Weiterhin gehört in diese Zeile: Soziale Abgaben und Aufwendungen für die Altersversorgung und für Unterstützung– Arbeitgeberaufwendungen zu den Sozialversicherungen– Beiträge zur Berufsgenossenschaft

– Umlagezahlungen

– Pensionszahlungen

– Zuschüsse für Kur- und Krankenhausaufenthalt, Heirats- und Geburtenbeihilfen

26 AfA auf unbewegliche Wirtschaftsgüter (ohne AfA für das häusliche Arbeitszimmer):
Zu den unbeweglichen Wirtschaftsgütern zählen vorwiegend Gebäude und Gebäudeteile. Diese unterliegen gesonderten Abschreibungsvorschriften, basierend auf dem Jahr der Fertigstellung des Gebäudes.
27 AfA auf immaterielle Wirtschaftsgüter (z. B. erworbene Firmen-, Geschäfts- oder Praxiswerte):
Als Geschäfts- oder Firmenwert wird nach § 255 Abs. 4 HGB die Wertdifferenz zwischen dem Gesamtwert einer Unternehmung und der Summe der Einzelwerte der Vermögensgegenstände unter Abzug der Schulden verstanden. Es handelt sich dabei um einen ideellen, fiktiven Wert: den guten Ruf, der Bekanntheitsgrad, die erfahren Belegschaft … Dieser Wert darf nur angesetzt und damit abgeschrieben werden, wenn er entgeltlich erworben wurde. Zu den immateriellen Wirtschaftsgütern gehören auch Softwareprodukte. Für sie gelten jedoch auch GWG-Regeln.
28 AfA auf bewegliche Wirtschaftsgüter (z. B. Maschinen, Kfz):
Unter diesen Posten sind planmäßigen und außerplanmäßigen Abschreibungen summiert, gleich nach welcher Abschreibungsmethode sie berechnet wurden: lineare Abschreibung oder der leistungsabhängige Abschreibung. Der ermittelte Wert kann direkt eingetragen oder über das Ausfüllen der Anlage 2 automatisch eingespielt werden.
31 Sonderabschreibungen nach § 7g ESTG:
Bei der Anschaffung von beweglichen Wirtschaftsgütern können im Jahr der Anschaffung und in den vier Folgejahren Sonderabschreibungen bis insgesamt 20% der Anschaffungs-/Herstellungskosten in Anspruch genommen werden.
32

Herabsetzungsbeträge nach § 7g Abs. 2 EStG (Erläuterungen auf gesondertem Blatt):

Dies betrifft die Investitionszulage. Im Gesetz heißt es: „Im Wirtschaftsjahr der Anschaffung oder Herstellung des begünstigten Wirtschaftsguts ist der für dieses Wirtschaftsgut in Anspruch genommene Investitionsabzugsbetrag in Höhe von 40 Prozent der Anschaffungs- oder Herstellungskosten gewinnerhöhend hinzuzurechnen. Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Wirtschaftsguts können in dem in Satz 1 genannten Wirtschaftsjahr um bis zu 40 Prozent, höchstens jedoch um die Hinzurechnung nach Satz 1, gewinnmindernd herabgesetzt werden.“

33 Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter: Diese Spalte enthält im laufenden angeschaffte Wirtschaftsgüter, deren Nettoanschaffungskosten/ Herstellungskosten zwischen 150,00 € und 410,00 € gelegen haben. Diese können als GWG im Jahr der Anschaffung/ Herstellung zu 100% abgeschrieben werden. Sie sind einzeln in einem Verzeichnis auszulisten.
34

Auflösung Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG:

Sammelposten können jährlich für Wirtschaftsgüter gebildet werden, deren Nettoanschaffungs-/ Herstellungskosten zwischen 150,00 € und 1000,00 € liegen. Die gebildeten Sammelposten sind nach 5 Jahren wiederum jährlich auszulösen.

35

Restbuchwert der ausgeschiedenen Anlagegüter:

Werden Wirtschaftsgüter aus dem Unternehmen genommen – durch Verkauf, Privatentnahme oder Verschrottung – bevor sie voll abgeschrieben wurden, so ist hier der Restbuchwert einzutragen. In der einfachen Buchhaltung würde ein solcher Geschäftsvorfall als „außergewöhnliche Abschreibung“ verbucht.

 

(Die Werte in den Zeilen 26 bis 35 werden meistens nur zum Jahresabschluss in der einfachen Buchhaltung gebucht. Die allgemeinen steuerlichen Abschreibungsregeln sind auch in der einfachen Buchhaltung anzuwenden. Dazu gehört auch der Anlagespiegel.)

 

Raumkosten und sonstige Grundstücksaufwendungen

(ohne häusliches Arbeitszimmer)

36

Miete/Pacht für Geschäftsräume und betrieblich genutzte Grundstücke:

Hier sind klassische Miet- oder Pachtkosten einzutragen, die an Dritte gezahlt werden. Hinzuzurechnen sind auch die Mietnebenkosten.

37

Miete/Aufwendungen für doppelte Haushaltsführung:

Anrechenbar sind im In- und Ausland notwendige Unterkunftskosten, die den Mietpreis für eine Wohnfläche von 60 m² bei einem ortsüblichen Mietzins für eine nach Lage und Ausstattung durchschnittliche Wohnung nicht übersteigt. (gilt nur bei 31.12.2013)

38

Sonstige Aufwendungen für betrieblich genutzte Grundstücke (ohne Schuldzinsen und AfA):

Typische Aufwendungen sind

– die Grundsteuer,
– Instandhaltungskosten,

 

Sonstige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben

39

Aufwendungen für Telekommunikation (z. B. Telefon, Internet):

Aufwendungen für Telefon und Internet bezieht sich auf die laufenden Gebühren, Installationskosten und Reparaturkosten. Telefon- bzw. Kommunikationsanlagen gehören zu den Wirtschaftsgütern, wenn deren Anschaffungskosten mehr als 150,00 € betragen. Liegen die Anschaffungskosten unter 150,00 €, so können sie hier als Aufwendungen direkt geltend gemacht werden.

40

Übernachtungs- und Reisenebenkosten bei Geschäftsreisen des Steuerpflichtigen:

Unterkunftskosten können zeitlich unbegrenzt in der tatsächlich und nachgewiesenen Höhe als Aufwendungen angegeben werden. Gleiches gilt für Reisenebenkosten.

41

Fortbildungskosten (ohne Reisekosten):

Fort- oder Weiterbildungsgebühren des Unternehmers können als Aufwendungen geltend gemacht werden, sofern Sie nicht ganz oder teilweise gefördert wurden. In solch einem Fall sind die geflossenen Fördergelder von den Fortbildungskosten abzuziehen.

42

Rechts- und Steuerberatung, Buchführung:

Hier sind real entstandene Kosten für
– Steuerberater
– Rechtsanwalt
– Buchführungsbüro
– Gründungsberatung u. ä. Einzutragen.

Sofern Leistungen vollständig oder teilweise von Versicherungen oder Fördermittelgeber übernommen werden, sind diese zum Zeitpunkt der Zahlung abzuziehen.

43

Miete/Leasing für bewegliche Wirtschaftsgüter (ohne Kraftfahrzeuge)

44

Beiträge, Gebühren, Abgaben und Versicherungen (ohne solche für Gebäude und Kraftfahrzeuge):

– Beiträge für Kammermitgliedschaft
– Betriebshaftpflicht
– betriebliche Rechtsschutzversicherung

– Beiträge für Wirtschaftsverbände
– Gebühren für UST-Befreiung
– Abgaben für Verpackungen

Weder in der einfachen Buchhaltung noch in der EÜR sind private Versicherungen, wie z. B. die Krankenversicherungsbeiträge oder Rentenversicherungsbeiträge des Unternehmers enthalten.

45

Werbekosten (z. B. Inserate, Werbespots, Plakate)

 

46

Schuldzinsen zur Finanzierung von Anschaffungs- und Herstellungskosten von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens (ohne häusliches Arbeitszimmer):

Sofern Wirtschaftsgüter mit Fremdkapital finanziert werden entstehen Schuldzinsen:

– Zinsen für Kredite aller Art einschließlich Hypothekenzinsen und Verzugszinsen
– Kreditprovisionen, Kreditbereitstellungsgebühren, Überziehungsprovisionen
– Disagio

47

Übrige Schuldzinsen:

Zinsen, die in keinem Zusammenhang mit der Anschaffung von Wirtschaftsgütern stehen sind unter „übrige Schuldzinsen“ einzutragen
– Überziehungszinsen
– Zinsen aus Kontokorrentkrediten
– Säumniszuschlag

48

Gezahlte Vorsteuerbeträge:

Einzutragen ist die durch Einkäufe gezahlte Mehrwertsteuer (Vorsteuer) an die Verkäufer. Dabei wird nicht zwischen 7% und 19% unterschieden. In der Buchhaltung sind die beiden Steuersätze getrennt verbucht. Eine Zusammenrechnung ist nötig.

49

An das Finanzamt gezahlte und ggf. verrechnete Umsatzsteuerbeträge

(Die Regelung zum 10-Tageszeitraum nach § 11 Abs. 2 Satz 2 EStG ist zu beachten):

In der einfachen Buchhaltung gilt das Geld-Flussprinzip. Die 10-Tageregel weicht von diesem Prinzip ab. Wird die UST-Zahllast für den Monat Dezember oder das 4. Quartal oder das gesamte Jahr bis zum 10.01. des Folgejahres an das Finanzamt überwiesen, so ist dieser Betrag dem Jahr zuzuordnen, für das die Steuererklärung gefertigt wird.

50

Rücklagen, stille Reserven und/oder Ausgleichsposten (Übertrag aus Zeile 86)

51

Übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben:

Dazu gehören alle Zahlungen, die nicht in anderen Posten abgefragt wurden. Es sind vor allem:

– Bankgebühren
– Porto
– Büromaterial
– Bürobedarf
– Reparaturkosten
– Aufwendungen für die Unternehmensgründung
– Lizenzen, Schutzrechte

 

 

 

 

Doppelte oder einfache Buchhaltung? Ein Vergleich

Einfache Buchhaltung oder doppelte Buchhaltung?

Wem das Thema doppelte oder einfache Buchhaltung fremd ist, fragt sich oft, wodurch sich die einfache Buchhaltung und doppelte Buchhaltung unterscheiden. Zunächst gibt das Gesetz eine Antwort auf die Frage. Doch was bedeuten die gesetzlichen Regelungen genau? Worauf lasse ich mich als Unternehmer ein und wozu bin ich gesetzlich verpflichtet?

 

Wie auch Sie die einfache Buchhaltung für Ihr Unternehmen selbst erledigen können.

Wer muss die doppelte Buchhaltung anwenden, wer darf die einfache Buchhaltung machen?

Die Verpflichtung zur doppelten Buchhaltung ergibt sich aus dem § 238 des Handelsgesetzbuches (HGB), aus dem §140 der Abgabenordnung sowie nach ESTG § 5. Danach sind Kapitalgesellschaften (GmbH und AG), Einzelunternehmen und selbstständige Handelsgewerbe sowie Nicht-Kaufleute, die sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen verpflichtet, ihre Geschäftsvorgänge nach dem System der doppelten Buchhaltung zu erfassen. Gewerbetreibende, die bestimmte Größen nicht überschreiten werden von dieser Verpflichtung entbunden.

  • Eingetragene Kaufleute, deren Umsatz und Gewinn 500.000 € bzw. 50.000 € nicht übersteigt. einfache Buchhaltung
  • Wer nicht im Handelsregister eingetragen ist, wie die GbR oder Einzelunternehmer, und dessen Umsatz und Gewinn 500.000 € oder 50.000 € im Kalenderjahr nicht übersteigt. einfache Buchhaltung

Wer keine doppelte Buchhaltung erstellen muss, hat seine Geschäftsvorfälle als einfache Buchhaltung, der sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu erfassen. Freiberufler brauchen nur eine Einnahme-Überschussrechnung zu machen, können aber freiwillig ihre Geschäftsvorfälle im System der doppelten Buchhaltung erfassen. einfache buchhaltung_1

 

 

 

 

 

Doppelte oder einfache Buchhaltung? Ein Vergleich

 

  Die einfache Buchhaltung Die doppelte Buchhaltung
Abschlüsse Einnahme-Überschussrechnung (EÜR), als Anlage zur Einkommenssteuer; Abgabetermin: 31.05. des Folgejahrs, Termin kann auf Antrag beim Finanzamt bis 30.09. des Folgejahres verlängert werden. Bilanz und Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV), als Anlage zur Einkommenssteuer; Abgabetermin: 31.05. des Folgejahrs, Termin kann auf Antrag beim Finanzamt bis 30.09. des Folgejahres verlängert werden.
Berechnung des Jahresüberschusses/-verlustes Die einfache Buchhaltung basiert auf dem Zu- und Abflussprinzip, d. h. die Verbuchung erfolgt mit Begleichung der Rechnungen. (Die Buchung der Rechnungen wird in manchen Buchhaltungsprogrammen angeboten). Basiert auf dem Prinzip der Rechnungslegung, d. h. es sind sowohl die ER/AR als auch deren Bezahlung zu buchen.
Belege Belege bilden die Grundlage für die Buchungen; die einfache Buchhaltung registriert den Vorgang, das Datum und den Betrag. Belege bilden die Grundlage für die Buchungen; in der Buchhaltung werden der Vorgang, das Datum und der Betrag erfasst.
Inventur nur nach mehreren Jahren Jeder Kaufmann ist zur Inventur verpflichtet. Eine Ausnahme bilden e.K., wenn keine Pflicht zu kaufmännischen (doppelten) Buchhaltung gegeben ist.
Nebenbücher keine Nebenbücher Kontokorrentbuch (Forderungen und Verbindlichkeiten) Lagerbuchhaltung Lohn- und Gehaltsbuchhaltung Anlagenbuchhaltung
Schwerpunkt der Buchungen Aufwendungen und Erträge (Erlöse) Bestands- (Bilanz)konten Erfolgskonten
Konten in der EDV-Buchhaltung In vielen Programmen sieht der Nutzer nur ein Buchungskonto. Das Gegenkonto ist ein Verrechnungskonto, welches der Nutzer nicht immer sieht. Alternativ gibt es Buchhaltungsprogramme, die als Gegenkonten Finanzkonten (Bank, Kasse, Privatkonten) führen. In der Buchhaltung werden für jeden Geschäftsvorfall (mindestens) zwei Buchungskonten angesprochen – ein SOLL-Konto und ein HABEN-Konto. Der allgemeine Buchungssatz lautet: Soll an Haben. Wer so buchen möchte braucht genaue Kenntnisse über die Buchungsregeln.
Kassenbuch Nicht zwingend erforderlich, aber zu empfehlen. Ist zu führen; wird in Buchhaltungsprogrammen automatisch mitgeführt.
Personalkonten Können gebucht werden. Da die einfache Buchhaltung, wie schon beschrieben keine Verbindlichkeiten und Forderungen kennt, erfolgen die Buchungen mit Bezahlung. Üblich ist, dass die Zahlungsverpflichtungen an das Finanzamt und die Krankenkassen zunächst als Verbindlichkeiten gebucht werden. Diese werden mit Bezahlung ausgeglichen.
Abschreibungen Abschreibungen sind Aufwendungen und gehören damit in die EÜR. Abschreibungen mindern als Aufwendungen den Gewinn und gehören in die GuV.
Preisnachlässe Da lediglich die Bezahlung von Rechnungen verbucht wird, spielen Preisnachlässe keine Rolle. Es wird sofort der verminderte Rechnungsbetrag verbucht. Preisnachlässe erfolgen erst im Zuge der Rechnungsbegleichung. Die Rechnungen sind daher immer mit dem vollen Betrag zu verbuchen. Wird ein Preisnachlass in Anspruch genommen, erfolgt eine nachträgliche Korrektur.
Mehrwertsteuer Auch wer eine einfache Buchhaltung macht, kann am Umsatzsteuerverfahren teilnehmen bzw. dazu verpflichtet sein. Die Teilnahme oder Nichtteilnahme am Umsatzsteuerverfahren hängt von den getätigten und prognostizierten Umsätzen ab.
Jahresabschlussbuchungen Typisch sind Korrekturen durch Privatentnahmen. Die Jahresabschlussarbeiten erfolgen vorwiegend im Zusammenhang mit den zeitlichen Abgrenzungen und der Bewertung der Bilanzposten.
Zeitliche Abgrenzungen der Aufwendungen/Erträge Eine zeitliche Abgrenzung, wie sie die doppelte Buchhaltung kennt die einfache Buchhaltung nicht. Allerdings gibt es eine Sonderregelung für wiederkehrende Geschäftsvorfälle. Für dies gilt: werden regelmäßig wiederkehrende Rechnungen bis zum 10.01. des Folgejahres fällig/bezahlt, so sind sie noch dem alten Jahr zuzuordnen. Zu ermitteln und zu verbuchen sind: sonstige Forderungen und sonstige Verbindlichkeiten; aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten; Rückstellungen.
Bewertung der Vermögensteile und Schulden Entfällt(Ausnahme: Abschreibungen) Waren, fertige und unfertige Erzeugnisse und Forderungen sind zu bewerten und ggf. zu korrigieren.

Wer seine Buchhaltung nach den Regeln der einfachen Buchhaltung führt, erfährt insgesamt große Erleichterungen. Allerdings sind auch einige Besonderheiten zu berücksichtigen.

  • Bei der EÜR gibt es keine Rechnungsabgrenzungsposten, keine Wertberichtigungen und keine Rückstellungen.
  • Die Verbuchung erfolgt nach dem Geld-Flussprinzip (§ 11 ESTG). Davon ist der Erwerb und die Herstellung von Anlagevermögen ausgeschlossen. Für abnutzbare Anlagegüter können jährliche Abschreibungen als Aufwendungen angesetzt werden.
  • Der Kauf von Umlaufvermögen (Waren, Rohstoffe, Hilfsstoffe) wird zum Zeitpunkt des Geldflusses als Aufwendungen verbucht.
  • Bei der Überschussrechnung gibt es kein gewillkürtes Betriebsvermögen. Eine Ausnahme bilden privat und betrieblich genutzte Wirtschaftsgüter, wie z. B. der PKW, sofern die betriebliche Nutzung nicht von untergeordneter Bedeutung ist.
  • Ausdrücklich keine Aufwendungen sind Einlagen und Entnahmen, Kreditaufnahmen und Kreditrückzahlungen.
  • Entsprechend des Zuflussprinzips werden die Umsatzsteuervorauszahlungen, Umsatzsteuernachzahlungen und -erstattungen als Einnahmen bzw. Ausgaben behandelt.

    Die einfache Buchhaltung folgt dem Geld-Flussprinzip (§ 11 ESTG).

     

  • 1. Der Kauf von Waren, Rohstoffe, Hilfsstoffe wird zum Zeitpunkt des Geldflusses als Aufwand verbucht.
    Z.B.: Ein Gewerbetreibender erhält in 01 Waren im Warenwert von 500,00 €+MwSt. In 01 werden davon Waren über 200,00 €. In 02 wird nach und nach der Rest verkauft.
    Lösung: In 01 wird der Einkauf der Waren vollständig als Aufwand verbucht. Außerdem werden 200,00 € als Warenerlöse verbucht. Die Verkäufe in 02 werden auch erst in 02 gewinnbringend verbucht.
  • 2. Entsprechend des Geld-Flussprinzips werden die Umsatzsteuervorauszahlungen, Umsatzsteuernachzahlungen und -erstattungen als Einnahmen bzw. Ausgaben behandelt. Z.B.: Ein Selbständiger zahlt die Umsatzsteuervorauszahlungen quartalsweise. Im Laufe des Kalenderjahres 02 überweist er 4.000,00 € an das Finanzamt. Aus der Jahresmeldung des Jahres 01 erhält er eine Umsatzsteuerrückzahlung von 100,00 €.Lösung:In der EÜR von 02 werden die 4.000,00 € als Ausgaben wirksam und die 100,00 € als Einnahmen.3. Es werden weder Eingangsrechnungen / Ausgangsrechnung noch Forderungen / Verbindlichkeiten gebucht. Z.B.: Eine Eingangsrechnung enthält das Rechnungsdatum 20.03.01. Bezahlt wird die Rechnung am 04.04.01.Lösung: Gebucht wird lediglich die Bezahlung der Rechnung am 04.04.01.4.
    4. Die einfache Buchhaltung kennt keine Rechnungsabgrenzungsposten, keine Wertberichtigungen und keine Rückstellungen. Z.B.: Das Unternehmen handelt mit technischen Instrumenten. Durch eine technische Neuerung in 01 kann die eingekaufte Ware nicht mehr zum geplanten Preis verkauft werden. Die Ware bleibt unverkauft auf Lager.Lösung: Obwohl die Ware einen Werteverlust erfahren hat, kann dieser in der EÜR nicht als Verlust geltend gemacht werden.5. Verkauf von beweglichem Anlagevermögen zählt als Erlös.Die Anschaffungskosten von Anlagegütern können im Jahr der Anschaffung nicht als Aufwendungen geltend gemacht werden. Werden Anlagegüter jedoch verkauft, so wirkt sich der Verkaufserlös gewinnbringend aus. Z.B.: Ein betrieblicher Pkw wird beim Neukauf eines Pkw verrechnet. Für den alten Pkw erhält der Selbständige eine angerechnete Preisminderung von 1.000,00 €.Lösung: Die 1.000,00 € sind ein Erlös, wenn der Pkw bereits voll abgeschrieben ist.

    Die einfache Buchhaltung enthält Geschäftsvorfälle, die vom Geld-Flussprinzip abweichen.

     

    6. Der Erwerb und die Herstellung von Anlagevermögen. Z.B.: Das Unternehmen richtet das Büro neu ein. Gleich im Januar 01 werden Schänke gekauft im Wert von a´500,00
    Lösung: Für abnutzbare Anlagegüter, wie es die Schränke sind, können die Anschaffungskosten nicht als Ausgaben angesetzt werden. Vielmehr sind jährliche Abschreibungen als Aufwendungen anzusetzen – bei Büromöbel über 10 Jahre.

    7. Die Vorgründungskosten können als Aufwendungen geltend gemacht werden.

    Die Gründung eines Unternehmens ist mit Aufnahme der wirtschaftlichen Tätigkeit vollzogen und nicht erst mit der gewerblichen Anmeldung. Daher können entstandene Fahrtkosten, Gebühren und sonstige Gründungskosten, die vor der Eintragung des Gewerbes entstanden sind, als Aufwendungen verbucht werden.

    Z.B.: Ein Gründer besucht ein Gründungsseminar und zahlt dafür anteilig 40,00 €. Zwei Monate später meldet er das Gewerbe an.

    Lösung: Die 40,00 € sind Vorgründungskosten. Da sie für den direkten Unternehmensaufbau verausgabt wurden, können sie als Aufwendungen im Gründungsjahr geltend gemacht werden.

     

    8. Ausnahme der zeitlichen Zuordnung der Ausgabe oder Einnahme.

    Das Geld-Flussprinzip gilt nicht für regelmäßig wiederkehrende Ausgaben oder Einnahmen, die innerhalb eines Zeitraums von 10 Tagen vor oder nach dem Jahresende zu- oder abfließen. In diesen Fällen werden die Zahlungen nicht dem Kalenderjahr zugeordnet in dem sie geflossen sind, sondern für das sie geflossen sind.

    Z.B.: Am 09.01.02 wird die Umsatzsteuer für das 4. Quartal 01 überwiesen.

    Lösung: Obwohl die Zahlung in 02 erfolgt, gehört die Zahllast in 01. Steuerlich wird sie daher dem Kalenderjahr 01 zugerechnet.

     

    9. Privateinlagen- Privatausgaben sind keine betrieblichen Aufwendungen oder Erlöse.

    Privateinlagen oder Privatausgaben mindern oder mehren nicht den Jahresüberschuss. Dennoch spielen sie in der EÜR eine Rolle. So zählen z. B. die private Nutzung des betrieblichen Pkw oder die Warenentnahme für den privaten Nutzungsbereich als betriebliche Einnahmen und erhöhen damit den Gewinn.

    Z.B: Ein Selbständiger nutzt den betrieblichen Pkw zu 20% für Privatfahrten.

    Lösung: Alle Pkw-Kosten (Benzin, Reparaturen, Steuern…) sind zu 20% als Einnahmen des Unternehmens zu verbuchen.

     

    10. Es braucht weder ein Kassenbuch geführt werden, noch besteht der Zwang auf ein betriebliches Bankkonto.

    Aus § 4 Abs. 3 EStG ergibt sich keine Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs; eine derartige Pflicht ergibt sich auch nicht aus der umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflicht des § 22 UStG . Ebenso wenig ist die Aufzeichnungsvorschrift für Bareinnahmen auf die EÜR anwendbar (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Allerdings müssen bei einer EÜR die Einnahmen einzeln aufgezeichnet werden, ohne dass hierfür aber ein Kassenbuch geführt werden muss. Es genügt also eine chronologische Auflistung der Einnahmen und Ausgaben.

    Z.B.: Eine Gewerbetreibende stellt eigenen Schmuck her und verkauft diesen unregelmäßig auf Märkten. Sie führt keine Finanzkonten.

    Lösung: Die Einnahmen und Ausgaben werden über ein Verrechnungskonto gebucht. Der im Verrechnungskonto ermittelte Differenzbetrag zwischen Einnahmen und Ausgaben ist der Jahresüberschuss oder Jahresverlust. Die Verpflichtung zur chronologischen Aufzeichnung wird durch das Journal erfüllt.

  • Weiter Sonderregeln gelten für Kleinstunternehmen.