Rechnung

7 Hinweise für die Erstellung von Rechnungen

7 Hinweise für die Erstellung von Rechnungen

Bei der Erstellung von Rechnungen tauchen immer wieder Fehler auf, obwohl die rechtlichen Bestimmungen schon seit vielen Jahren gelten. Die Nachteile hat nicht der Rechnungsaussteller, sondern der Rechnungsempfänger. Ihm werden der Vorsteuerabzug und in besonders schweren Fällen zusätzlich der Betriebsausgabenabzug versagen.

Die 7 Hinweise für die Erstellung von Rechnungen erschöpfen das Thema nicht, sind aber entscheidend.Rechnungen

1. Was Rechnungen alles enthalten müssen

Jeder Unternehmer, der Produkte oder Dienstleistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen an eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder in anderen Sonderfällen (14a UStG) erbringt, ist verpflichtet hierüber eine Rechnung mit den in den §§ 14 und 14a Umsatzsteuergesetz verlangten Angaben zu erstellen.

Zwingend für die Erstellung von Rechnungen sind daher anzugeben:

  • der vollständige Name/Anschrift des leistenden Unternehmers,
  • der vollständige Name/Anschrift des Leistungsempfängers,
  • die dem leistenden Unternehmer erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID,
  • das Datum der Ausstellung von Rechnungen,
  • der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung, auch wenn dieser mit dem Rechnungsdatum identisch ist,
  • die eindeutige fortlaufende Nummer,
  • die Menge und die Bezeichnung des gelieferten Gegenstandes oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung,
  • in den Fällen der Zahlung vor Rechnungsausstellung (z.B. Vorauszahlungen, Abschlagzahlungen) den Zeitpunkt des Geldeinganges,
  • das Entgelt für die Lieferung sowie jede im Voraus vereinbarte Preisminderung (z.B. Skonto, Rabatte) sofern nicht bereits im Entgelt berücksichtigt,
  • der anzuwendende Steuersatz,
  • den auf das Entgelt entfallende Umsatzsteuerbetrag, der gesondert auszuweisen ist oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung,
  • im Falle der Steuerbefreiung oder wenn der Leistungsempfänger der Schuldner der Umsatzsteuer ist (§ 13b UStG) der Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt oder das eine Verlagerung der Steuerschuldnerschaft vorliegt,
  • bei innergemeinschaftlichen Lieferungen die USt-ID des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  • der Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers für Rechnungen über steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungserbringung im Zusammenhang mit einem Grundstück. Dies gilt auch für Rechnungen an Nichtunternehmer.

2. Rechnungen über Kleinbeträge bis zu einem Gesamtbetrag von 150 Euro müssen

mindestens folgende Angaben müssen Rechnungen enthalten:

  • den vollständigen Name/Anschrift des leistenden Unternehmers,
  • das Datum der Ausstellung von Rechnungen,
  • die Menge und die Bezeichnung des gelieferten Gegenstandes oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistungen,
  • das Entgelt und den Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistungserbringung in einer Summe
  • der anzuwendende Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Die Angabe der Rechnungs- oder Steuernummer ist auf Kleinbetragsrechnungen nicht erforderlich.

3. Kleinstunternehmer

Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG sind ebenfalls verpflichtet, Rechnungen auszustellen. Da diese keine Umsatzsteuer abführen müssen, dürfen sie auch keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen. In den Rechnungen sollte aber auf die Kleinunternehmereigenschaft hingewiesen werden.

4. Die Rechnungsnummer

Die Nummer der Rechnungen muss fortlaufend sein. Dabei kann es mehrere Nummernkreise geben, die sich nach zeitlichen, organisatorischen u.a. Kriterien richten. Wichtig ist, dass die Rechnungsnummer einmalig ist. Erstellung von Rechnungen

5. Dauerleistungen

Verträge über Dauerleistungen (z.B. Mietverträge) gelten als rechnungsersetzend, sofern nicht für jeden Abrechnungszeitraum gesonderte Rechnungen erstellt werden. Daher müssen auch diese Verträge die notwendigen Angaben für Rechnungen, insbesondere die Steuernummer oder USt-ID des leistenden Unternehmers enthalten.

6. Gutschriften/Skonto

In vielen Fällen rechnet der Leistungsempfänger gegenüber dem Leistungserbringer ab. In diesen Fällen spricht man von Gutschriften. Auch auf Gutschriften sind daher die für Rechnungen vorgeschriebenen Angaben erforderlich. Der Leistende Unternehmer (Gutschriftempfänger) muss dem Leistungsempfänger zur Ausstellung der Gutschrift seine Steuernummer oder USt-ID mitteilen.

7. Rechnungen per Internet

Die Finanzverwaltung erkennt Rechnungen übers Internet nur an, wenn bei der Email-Übermittlung eine elektronische Signatur verwendet worden ist.

Vom Rechnungsaussteller im pdf-Format erstellte Rechnungen erfüllen die Anforderungen, wenn der Rechnungsaussteller diese pdf-Datei auf seinem eigenen Drucker ausdruckt. Druckt der Rechnungsempfänger diese pdf-Datei auf seinem Drucker aus und liegt keine Signatur vor, werden diese Rechnungen von der Finanzverwaltung nicht anerkannt. Eine per Fax übermittelte Rechnung wird anerkannt, wenn sie beim Empfänger über das Faxgerät ausgedruckt wird. Verwendet der Empfänger ein Computer-Fax und druckt die Rechnungen über den PC-Drucker aus, wird die Rechnung von der Finanzverwaltung nicht anerkannt.

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