Kassenbuch
Kassenbuch mit Excel? Warum so umständlich, wenn´s einfach geht?

Kassenbuch mit Excel? Warum so umständlich, wenn´s einfach geht?

Noch immer höre oder lese ich, wie Freiberufler und Gründer versuchen ein Kassenbuch mit Excel zu führen. Zugegeben – es gibt ausgezeichnete Rechenprogramme, doch für das Kassenbuch gibt es einfacherer Lösungen.

Gleich welches Hilfsmittel Sie für das Führen des Kassenbuchs wählen, Voraussetzung ist ein Grundverständnis der einfachen Buchhaltung. Was besagt dieses? Und was bedeutet das für das Führen vom Kassenbuch?

Das Kassenbuch ist eine Grundlage für die Berechnung der Steuerschuld. Daher sind einige steuerrechtliche Vorschriften zu berücksichtigen.

  • Im Kassenbuch sind das Datum, der Inhalt des buchungsrelevanten Vorgangs (Geschäftsvorfall) zwingend anzugeben.
  • Beim Eintragen in das Kassenbuch gibt es zwei Spalten bzw. Konten. Auf einer Seite stehen die Einnahmen und in der anderen Seite die Ausgaben. In der Fachsprache sprechen wir von Konten.
  • Der Kassenbestand darf nie, zu keinem Zeitpunkt unter 0,00 € liegen. Das Aufrechnen des Saldos muss grundsätzlich einen positiven Bestand ergeben.

Diese recht aufwendige Kontrolle nimmt Ihnen ein Buchhaltungsprogramm ab. Für die Nutzung eines solchen Programms brauchen Sie nur folgende Regel zu kennen und konsequent anzuwenden:

Es gibt immer zwei Konten, die gebucht werden müssen. Eines davon ist die Barkasse. Das zweite Konto ist die Position, die beschreibt, wofür Sie Geld ausgegeben oder erhalten haben. Das können z. B. sein: Benzinkosten, Mietkosten, Büromaterial auf der Ausgabeseite und Honorare auf der Einnahmeseite.

Die Hauptregeln für die Buchung lauten:

  1. alle Ausgaben stehen immer im SOLL (Konto)
  2. alle Einnahmen stehen immer im HABEN (Gegenkonto)Kassenbuch

Unabhängig davon, welches Programm Sie nutzen, sind diese Regeln immer gleich und daher auch in jedem Programm anwendbar. Die Barmittel stehen entsprechend im anderen Konto. Zur eigenen Kontrolle können Sie sich merken, dass jede Mehrung des Kassenbetrages immer im SOLL und jede Minderung des Kassenbestandes immer im HABEN steht.

Daraus ergeben sich nur zwei Möglichkeiten:

  1. Kasse (SOLL) – Honorare oder Erlöse (HABEN); z.B. Sie erhalten ein Honorar bar ausgezahlt.
  2. Benzinkosten (SOLL) – Kasse (HABEN); z. B. Sie zahlen Benzinkosten bar.

Das folgende Video zeigt, wie Sie das Kassenbuch mit dem kostenlosen Buchhaltungsprogramm „MS-Buchhalter“ führen können und damit immer den Überblick behalten.

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