Doppelte oder einfache Buchhaltung? Ein Vergleich

Einfache Buchhaltung oder doppelte Buchhaltung?

Wem das Thema doppelte oder einfache Buchhaltung fremd ist, fragt sich oft, wodurch sich die einfache Buchhaltung und doppelte Buchhaltung unterscheiden. Zunächst gibt das Gesetz eine Antwort auf die Frage. Doch was bedeuten die gesetzlichen Regelungen genau? Worauf lasse ich mich als Unternehmer ein und wozu bin ich gesetzlich verpflichtet?

 

Wie auch Sie die einfache Buchhaltung für Ihr Unternehmen selbst erledigen können.

Wer muss die doppelte Buchhaltung anwenden, wer darf die einfache Buchhaltung machen?

Die Verpflichtung zur doppelten Buchhaltung ergibt sich aus dem § 238 des Handelsgesetzbuches (HGB), aus dem §140 der Abgabenordnung sowie nach ESTG § 5. Danach sind Kapitalgesellschaften (GmbH und AG), Einzelunternehmen und selbstständige Handelsgewerbe sowie Nicht-Kaufleute, die sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen verpflichtet, ihre Geschäftsvorgänge nach dem System der doppelten Buchhaltung zu erfassen. Gewerbetreibende, die bestimmte Größen nicht überschreiten werden von dieser Verpflichtung entbunden.

  • Eingetragene Kaufleute, deren Umsatz und Gewinn 500.000 € bzw. 50.000 € nicht übersteigt. einfache Buchhaltung
  • Wer nicht im Handelsregister eingetragen ist, wie die GbR oder Einzelunternehmer, und dessen Umsatz und Gewinn 500.000 € oder 50.000 € im Kalenderjahr nicht übersteigt. einfache Buchhaltung

Wer keine doppelte Buchhaltung erstellen muss, hat seine Geschäftsvorfälle als einfache Buchhaltung, der sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu erfassen. Freiberufler brauchen nur eine Einnahme-Überschussrechnung zu machen, können aber freiwillig ihre Geschäftsvorfälle im System der doppelten Buchhaltung erfassen. einfache buchhaltung_1

 

 

 

 

 

Doppelte oder einfache Buchhaltung? Ein Vergleich

 

  Die einfache Buchhaltung Die doppelte Buchhaltung
Abschlüsse Einnahme-Überschussrechnung (EÜR), als Anlage zur Einkommenssteuer; Abgabetermin: 31.05. des Folgejahrs, Termin kann auf Antrag beim Finanzamt bis 30.09. des Folgejahres verlängert werden. Bilanz und Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV), als Anlage zur Einkommenssteuer; Abgabetermin: 31.05. des Folgejahrs, Termin kann auf Antrag beim Finanzamt bis 30.09. des Folgejahres verlängert werden.
Berechnung des Jahresüberschusses/-verlustes Die einfache Buchhaltung basiert auf dem Zu- und Abflussprinzip, d. h. die Verbuchung erfolgt mit Begleichung der Rechnungen. (Die Buchung der Rechnungen wird in manchen Buchhaltungsprogrammen angeboten). Basiert auf dem Prinzip der Rechnungslegung, d. h. es sind sowohl die ER/AR als auch deren Bezahlung zu buchen.
Belege Belege bilden die Grundlage für die Buchungen; die einfache Buchhaltung registriert den Vorgang, das Datum und den Betrag. Belege bilden die Grundlage für die Buchungen; in der Buchhaltung werden der Vorgang, das Datum und der Betrag erfasst.
Inventur nur nach mehreren Jahren Jeder Kaufmann ist zur Inventur verpflichtet. Eine Ausnahme bilden e.K., wenn keine Pflicht zu kaufmännischen (doppelten) Buchhaltung gegeben ist.
Nebenbücher keine Nebenbücher Kontokorrentbuch (Forderungen und Verbindlichkeiten) Lagerbuchhaltung Lohn- und Gehaltsbuchhaltung Anlagenbuchhaltung
Schwerpunkt der Buchungen Aufwendungen und Erträge (Erlöse) Bestands- (Bilanz)konten Erfolgskonten
Konten in der EDV-Buchhaltung In vielen Programmen sieht der Nutzer nur ein Buchungskonto. Das Gegenkonto ist ein Verrechnungskonto, welches der Nutzer nicht immer sieht. Alternativ gibt es Buchhaltungsprogramme, die als Gegenkonten Finanzkonten (Bank, Kasse, Privatkonten) führen. In der Buchhaltung werden für jeden Geschäftsvorfall (mindestens) zwei Buchungskonten angesprochen – ein SOLL-Konto und ein HABEN-Konto. Der allgemeine Buchungssatz lautet: Soll an Haben. Wer so buchen möchte braucht genaue Kenntnisse über die Buchungsregeln.
Kassenbuch Nicht zwingend erforderlich, aber zu empfehlen. Ist zu führen; wird in Buchhaltungsprogrammen automatisch mitgeführt.
Personalkonten Können gebucht werden. Da die einfache Buchhaltung, wie schon beschrieben keine Verbindlichkeiten und Forderungen kennt, erfolgen die Buchungen mit Bezahlung. Üblich ist, dass die Zahlungsverpflichtungen an das Finanzamt und die Krankenkassen zunächst als Verbindlichkeiten gebucht werden. Diese werden mit Bezahlung ausgeglichen.
Abschreibungen Abschreibungen sind Aufwendungen und gehören damit in die EÜR. Abschreibungen mindern als Aufwendungen den Gewinn und gehören in die GuV.
Preisnachlässe Da lediglich die Bezahlung von Rechnungen verbucht wird, spielen Preisnachlässe keine Rolle. Es wird sofort der verminderte Rechnungsbetrag verbucht. Preisnachlässe erfolgen erst im Zuge der Rechnungsbegleichung. Die Rechnungen sind daher immer mit dem vollen Betrag zu verbuchen. Wird ein Preisnachlass in Anspruch genommen, erfolgt eine nachträgliche Korrektur.
Mehrwertsteuer Auch wer eine einfache Buchhaltung macht, kann am Umsatzsteuerverfahren teilnehmen bzw. dazu verpflichtet sein. Die Teilnahme oder Nichtteilnahme am Umsatzsteuerverfahren hängt von den getätigten und prognostizierten Umsätzen ab.
Jahresabschlussbuchungen Typisch sind Korrekturen durch Privatentnahmen. Die Jahresabschlussarbeiten erfolgen vorwiegend im Zusammenhang mit den zeitlichen Abgrenzungen und der Bewertung der Bilanzposten.
Zeitliche Abgrenzungen der Aufwendungen/Erträge Eine zeitliche Abgrenzung, wie sie die doppelte Buchhaltung kennt die einfache Buchhaltung nicht. Allerdings gibt es eine Sonderregelung für wiederkehrende Geschäftsvorfälle. Für dies gilt: werden regelmäßig wiederkehrende Rechnungen bis zum 10.01. des Folgejahres fällig/bezahlt, so sind sie noch dem alten Jahr zuzuordnen. Zu ermitteln und zu verbuchen sind: sonstige Forderungen und sonstige Verbindlichkeiten; aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten; Rückstellungen.
Bewertung der Vermögensteile und Schulden Entfällt(Ausnahme: Abschreibungen) Waren, fertige und unfertige Erzeugnisse und Forderungen sind zu bewerten und ggf. zu korrigieren.

Wer seine Buchhaltung nach den Regeln der einfachen Buchhaltung führt, erfährt insgesamt große Erleichterungen. Allerdings sind auch einige Besonderheiten zu berücksichtigen.

  • Bei der EÜR gibt es keine Rechnungsabgrenzungsposten, keine Wertberichtigungen und keine Rückstellungen.
  • Die Verbuchung erfolgt nach dem Geld-Flussprinzip (§ 11 ESTG). Davon ist der Erwerb und die Herstellung von Anlagevermögen ausgeschlossen. Für abnutzbare Anlagegüter können jährliche Abschreibungen als Aufwendungen angesetzt werden.
  • Der Kauf von Umlaufvermögen (Waren, Rohstoffe, Hilfsstoffe) wird zum Zeitpunkt des Geldflusses als Aufwendungen verbucht.
  • Bei der Überschussrechnung gibt es kein gewillkürtes Betriebsvermögen. Eine Ausnahme bilden privat und betrieblich genutzte Wirtschaftsgüter, wie z. B. der PKW, sofern die betriebliche Nutzung nicht von untergeordneter Bedeutung ist.
  • Ausdrücklich keine Aufwendungen sind Einlagen und Entnahmen, Kreditaufnahmen und Kreditrückzahlungen.
  • Entsprechend des Zuflussprinzips werden die Umsatzsteuervorauszahlungen, Umsatzsteuernachzahlungen und -erstattungen als Einnahmen bzw. Ausgaben behandelt.

    Die einfache Buchhaltung folgt dem Geld-Flussprinzip (§ 11 ESTG).

     

  • 1. Der Kauf von Waren, Rohstoffe, Hilfsstoffe wird zum Zeitpunkt des Geldflusses als Aufwand verbucht.
    Z.B.: Ein Gewerbetreibender erhält in 01 Waren im Warenwert von 500,00 €+MwSt. In 01 werden davon Waren über 200,00 €. In 02 wird nach und nach der Rest verkauft.
    Lösung: In 01 wird der Einkauf der Waren vollständig als Aufwand verbucht. Außerdem werden 200,00 € als Warenerlöse verbucht. Die Verkäufe in 02 werden auch erst in 02 gewinnbringend verbucht.
  • 2. Entsprechend des Geld-Flussprinzips werden die Umsatzsteuervorauszahlungen, Umsatzsteuernachzahlungen und -erstattungen als Einnahmen bzw. Ausgaben behandelt. Z.B.: Ein Selbständiger zahlt die Umsatzsteuervorauszahlungen quartalsweise. Im Laufe des Kalenderjahres 02 überweist er 4.000,00 € an das Finanzamt. Aus der Jahresmeldung des Jahres 01 erhält er eine Umsatzsteuerrückzahlung von 100,00 €.Lösung:In der EÜR von 02 werden die 4.000,00 € als Ausgaben wirksam und die 100,00 € als Einnahmen.3. Es werden weder Eingangsrechnungen / Ausgangsrechnung noch Forderungen / Verbindlichkeiten gebucht. Z.B.: Eine Eingangsrechnung enthält das Rechnungsdatum 20.03.01. Bezahlt wird die Rechnung am 04.04.01.Lösung: Gebucht wird lediglich die Bezahlung der Rechnung am 04.04.01.4.
    4. Die einfache Buchhaltung kennt keine Rechnungsabgrenzungsposten, keine Wertberichtigungen und keine Rückstellungen. Z.B.: Das Unternehmen handelt mit technischen Instrumenten. Durch eine technische Neuerung in 01 kann die eingekaufte Ware nicht mehr zum geplanten Preis verkauft werden. Die Ware bleibt unverkauft auf Lager.Lösung: Obwohl die Ware einen Werteverlust erfahren hat, kann dieser in der EÜR nicht als Verlust geltend gemacht werden.5. Verkauf von beweglichem Anlagevermögen zählt als Erlös.Die Anschaffungskosten von Anlagegütern können im Jahr der Anschaffung nicht als Aufwendungen geltend gemacht werden. Werden Anlagegüter jedoch verkauft, so wirkt sich der Verkaufserlös gewinnbringend aus. Z.B.: Ein betrieblicher Pkw wird beim Neukauf eines Pkw verrechnet. Für den alten Pkw erhält der Selbständige eine angerechnete Preisminderung von 1.000,00 €.Lösung: Die 1.000,00 € sind ein Erlös, wenn der Pkw bereits voll abgeschrieben ist.

    Die einfache Buchhaltung enthält Geschäftsvorfälle, die vom Geld-Flussprinzip abweichen.

     

    6. Der Erwerb und die Herstellung von Anlagevermögen. Z.B.: Das Unternehmen richtet das Büro neu ein. Gleich im Januar 01 werden Schänke gekauft im Wert von a´500,00
    Lösung: Für abnutzbare Anlagegüter, wie es die Schränke sind, können die Anschaffungskosten nicht als Ausgaben angesetzt werden. Vielmehr sind jährliche Abschreibungen als Aufwendungen anzusetzen – bei Büromöbel über 10 Jahre.

    7. Die Vorgründungskosten können als Aufwendungen geltend gemacht werden.

    Die Gründung eines Unternehmens ist mit Aufnahme der wirtschaftlichen Tätigkeit vollzogen und nicht erst mit der gewerblichen Anmeldung. Daher können entstandene Fahrtkosten, Gebühren und sonstige Gründungskosten, die vor der Eintragung des Gewerbes entstanden sind, als Aufwendungen verbucht werden.

    Z.B.: Ein Gründer besucht ein Gründungsseminar und zahlt dafür anteilig 40,00 €. Zwei Monate später meldet er das Gewerbe an.

    Lösung: Die 40,00 € sind Vorgründungskosten. Da sie für den direkten Unternehmensaufbau verausgabt wurden, können sie als Aufwendungen im Gründungsjahr geltend gemacht werden.

     

    8. Ausnahme der zeitlichen Zuordnung der Ausgabe oder Einnahme.

    Das Geld-Flussprinzip gilt nicht für regelmäßig wiederkehrende Ausgaben oder Einnahmen, die innerhalb eines Zeitraums von 10 Tagen vor oder nach dem Jahresende zu- oder abfließen. In diesen Fällen werden die Zahlungen nicht dem Kalenderjahr zugeordnet in dem sie geflossen sind, sondern für das sie geflossen sind.

    Z.B.: Am 09.01.02 wird die Umsatzsteuer für das 4. Quartal 01 überwiesen.

    Lösung: Obwohl die Zahlung in 02 erfolgt, gehört die Zahllast in 01. Steuerlich wird sie daher dem Kalenderjahr 01 zugerechnet.

     

    9. Privateinlagen- Privatausgaben sind keine betrieblichen Aufwendungen oder Erlöse.

    Privateinlagen oder Privatausgaben mindern oder mehren nicht den Jahresüberschuss. Dennoch spielen sie in der EÜR eine Rolle. So zählen z. B. die private Nutzung des betrieblichen Pkw oder die Warenentnahme für den privaten Nutzungsbereich als betriebliche Einnahmen und erhöhen damit den Gewinn.

    Z.B: Ein Selbständiger nutzt den betrieblichen Pkw zu 20% für Privatfahrten.

    Lösung: Alle Pkw-Kosten (Benzin, Reparaturen, Steuern…) sind zu 20% als Einnahmen des Unternehmens zu verbuchen.

     

    10. Es braucht weder ein Kassenbuch geführt werden, noch besteht der Zwang auf ein betriebliches Bankkonto.

    Aus § 4 Abs. 3 EStG ergibt sich keine Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs; eine derartige Pflicht ergibt sich auch nicht aus der umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflicht des § 22 UStG . Ebenso wenig ist die Aufzeichnungsvorschrift für Bareinnahmen auf die EÜR anwendbar (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Allerdings müssen bei einer EÜR die Einnahmen einzeln aufgezeichnet werden, ohne dass hierfür aber ein Kassenbuch geführt werden muss. Es genügt also eine chronologische Auflistung der Einnahmen und Ausgaben.

    Z.B.: Eine Gewerbetreibende stellt eigenen Schmuck her und verkauft diesen unregelmäßig auf Märkten. Sie führt keine Finanzkonten.

    Lösung: Die Einnahmen und Ausgaben werden über ein Verrechnungskonto gebucht. Der im Verrechnungskonto ermittelte Differenzbetrag zwischen Einnahmen und Ausgaben ist der Jahresüberschuss oder Jahresverlust. Die Verpflichtung zur chronologischen Aufzeichnung wird durch das Journal erfüllt.

  • Weiter Sonderregeln gelten für Kleinstunternehmen.